La primera sanción a una propiedad horizontal se registró en 2014, y los administradores y gerentes de las organizaciones publicas y privadas no deben tener duda de su obligatoriedad y cumplimiento. Ahora bien, en lo concerniente a la La Propiedad Horizontal me permito señalar un aparte de la Resolución 15494 de 2021 en donde la Superintendencia impone una multa por valor de $10.892.400 a una copropiedad y señala en un aparte de la resolución:
“De igual maneral, es importante recordar que los edificios y conjuntos sometidos al régimen de propiedad horizontal son Responsables del tratamiento de datos personales, al recolectar y usar la información personal de los residentes, arrendatarios, visitantes, contratistas, proveedores, empleados, y cualquier Titular cuyos datos sean objeto de Tratamiento..”
Así las cosas, las propiedades horizontales deben cumplir con el habeas data para proteger la información que administra, a la fecha la Superintendencia de Industria y Comercio como entidad que vigila y protege el derecho constitucional y legal de habeas data, ha sancionado a más de 15 PH y la suma supera los $300´ millones de pesos al sector. Una causa común la encontramos en que las copropiedades no solicitan la autorización de propietarios, residentes, visitantes y proveedores al momento de recolectar y realizarle tratamiento a la información personal en los distintos escenarios que requieren el consentimiento del titular; razón por la cual, es necesario que los administradores, consejeros y propietarios en general revisen el cumplimiento de la normatividad de Protección de Datos en su conjunto o condominio en aspectos tan importantes como:
- Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad,
- Derechos de los titulares,
- Autorización para el tratamiento de datos personales,
- Canales de comunicación para la atención de consultas y peticiones,
- Política de Tratamiento de Datos,
- Aviso de privacidad,
- Gestión de encargados del tratamiento,
- Responsabilidad demostrada,
- Medidas de seguridad entre otros.
Así mismo, es importante cumplir con el Principio de Responsabilidad
Demostrada que obliga a los administradores y consejeros documentar los
procesos que se surten al interior de la PH con la adopción de medidas
apropiadas y efectivas que garanticen su cumplimiento; esto implica un reto
importante para este tipo de organización que debe demostrar documentalmente ante
la autoridad en caso de requerimiento la aplicación real y material del habeas
data (Artículo 26 decreto 1377 de 2013).
Por último, recordar a los órganos de dirección de las propiedades horizontales como el consejo, la junta y el administrador (a), que, en caso de no cumplir con la normatividad pueden estar incursos en sanciones y multas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio por el incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 675 de 2001 especialmente la indicada en el artículo 50 párrafo segundo que señala:
“..Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal.”
De esta forma se configura la responsabilidad de los administradores, sin embargo; lo relevante en el cumplimiento de la normativa de Protección de Datos por parte de la copropiedad es salvaguardar y proteger los derechos, garantías y libertades de los titulares de la información, que son los propietarios, residentes, visitantes, proveedores entre otros y de paso proteger el patrimonio que le han confiado los propietarios; entender que una eventual sanción afecta directamente las finanzas de la organización y pone en riesgo su normal funcionamiento teniendo en cuenta que es una entidad sin animo de lucro y todo lo que ingresa por concepto de cuotas de administración se reinvierte mensualmente para su sostenimiento, coexistencia y una sanción generaría un desequilibrio financiero que en últimas tendrían que pagar los propietarios mediante la fijación de una cuota extraordinaria, y su valor dependerá del monto que fije la autoridad que puede ser hasta 2.000 SMLMV.
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